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Administration

Erogazione servizi e liquidazione fattura

Indipendentemente dalla procedura di volta in volta adottata, secondo le vigenti disposizioni normative e regolamentari, a seguito della stipula del contratto d’acquisto ed all’erogazione dei servizi, prende avvio la procedura idonea a garantirne il tempestivo pagamento.

Al momento dell’erogazione del servizio il relativo documento che comprova l’attività svolta (relazione, rapporto di attività, etc.) viene archiviato, insieme all’ordine di riferimento, nel sistema di archiviazione elettronica di IIT.

Il richiedente dell’acquisto, in quanto riferimento di competenza, svolge un controllo di conformità del servizio e redige un certificato di regolare esecuzione a conferma della qualità del servizio, anch’esso archiviato elettronicamente insieme all’ordine di riferimento.

L’esito positivo del controllo di conformità è registrato nel sistema ERP dall’Assistente Amministrativo dell’Unità di Ricerca rendendo in tal modo evadibile la fattura registrata nel sistema.

Al momento della ricezione, la fattura è protocollata e archiviata elettronicamente insieme all’ordine di riferimento. Il termine di pagamento è inserito nello scadenziario nel sistema gestionale.

L’Ufficio Contabilità e l’Assistente Amministrativo svolgono un controllo di corrispondenza tra fattura e ordine, e qualora il controllo di conformità abbia avuto esito positivo la fattura risulta pagabile.

Alla scadenza del termine concordato con il fornitore (60 giorni data fattura) l’Ufficio Contabilità emette il mandato di pagamento che viene trasmesso alla Banca Cassiere per la liquidazione ed il pagamento.

L’intero processo così descritto richiede 40 giorni lavorativi.

Ovviamente, qualora l’esecuzione del servizio sia risultato non conforme, i termini di pagamento al fornitore saranno posticipati in ragione dei nuovi termini stabiliti.

Introduzione

Al fine di ottemperare a quanto prescritto dall’art. 9, lettera a, comma 1, ” del Decreto Legge del 78/09 “ Tempestività dei pagamenti delle pubbliche amministrazioni, la Fondazione Istituto Italiano di Tecnologia ha adottato opportune misure organizzative per garantire il tempestivo pagamento delle somme dovute per somministrazioni, forniture ed appalti, dotandosi di una procedura di ricezione merci e servizi e liquidazione delle fatture informatizzata.

Nota: Gli ordini emessi dalla Fondazione IIT riportano sempre un numero identificativo univoco e il nominativo del responsabile tecnico-scientifico di riferimento. La Fondazione IIT richiede espressamente e preventivamente a tutti i suoi fornitori di riportare in ogni loro comunicazione il numero dell’ordine IIT al fine di garantire l’immediata tracciabilità dei documenti.

Svolgimento lavori e liquidazione fattura

pagamenti-diag-1 Indipendentemente dalla procedura di volta in volta adottata, secondo le vigenti disposizioni normative e regolamentari, a seguito della stipula del contratto d’acquisto ed allo svolgimento dei lavori, prende avvio la procedura idonea a garantire il tempestivo pagamento. Al momento dell’assegnazione dei lavori sono stabilite le condizioni di pagamento, se a fine lavori o a stato avanzamento lavori.

Al raggiungimento della soglia prevista viene emesso il documento di Fine Lavori o lo Stato di Avanzamento Lavori (SAL); in entrambi i casi il documento sarà controfirmato dall’Appaltatore e dal Direttore dei Lavori/RUP, ed autorizza l’Appaltatore ad emettere la relativa fattura.

Il documento di Fine Lavori o il SAL viene archiviato elettronicamente insieme all’ordine di riferimento nel sistema di archiviazione elettronica di IIT.

Il RUP, dopo aver eseguito le necessarie verifiche, emette il ceritifcato di pagamento e lo trasmette all’Ufficio Acquisti.

L’esito positivo del controllo di cui sopra viene registrato nel sistema ERP dall’Ufficio Acquisti rendendo pagabile la fattura relativa al predetto documento di Fine Lavori o SAL che nel frattempo sarà stata ricevuta protocollata, registrata nel sistema ERP e archiviata elettronicamente insieme all’ordine di riferimento.

Il termine di pagamento è inserito in scadenziario nel sistema gestionale.

Alla scadenza del termine concordato con il fornitore (60 giorni data fattura) l’Ufficio Contabilità emette il mandato di pagamento che viene trasmesso alla Banca Cassiere per la liquidazione ed il pagamento.

L’intero processo così descritto richiede 40 giorni lavorativi.

Ovviamente, qualora l’esecuzione dell’attività o gli adempimenti a carico dell’Appaltatore non fossero da questi correttamente eseguiti e/o rispettati, i termini di pagamento saranno posticipati in ragione dei nuovi termini stabiliti.

Ricezione beni e liquidazione fattura

pagamenti-diag-3 Indipendentemente dalla procedura di volta in volta adottata, secondo le vigenti disposizioni normative e regolamentari, a seguito della stipula del contratto d’acquisto ed alla consegna dei beni, prende avvio la procedura idonea a garantire il tempestivo pagamento.

Al momento della ricezione dei beni viene controllata l’integrità esterna della confezione.

L’entrata delle merci viene registrata all’interno del sistema ERP di IIT e il Documento di Trasporto viene archiviato insieme all’ordine di riferimento nel sistema di archiviazione elettronica.

I beni sono qundi consegnati al responsabile tecnico-scientifico della struttura di ricerca che ne ha fatto richiesta che, a sua volta, svolge un primo controllo di conformità della fornitura e, in caso positivo, ne richiede l’installazione (se prevista) al fornitore.

A seguito dell’esito positivo di questi controlli il richiedente compila il certificato di regolare esecuzione che viene archiviato elettronicamente insieme all’ordine di riferimento.

Qualora la particolare natura della fornitura lo richieda il responsabile tecnico-scientifico, secondo le modalità convenute, procede al collaudo in contradditorio con il fornitore.

L’esito positivo del controllo di conformità o delle operazioni di collaudo viene registrato nel sistema ERP dall’Assistente Amministrativo dell’Unità di Ricerca, rendendo evadibile la fattura registrata nel sistema.

Al momento della ricezione, la fattura è protocollata e archiviata elettronicamente insieme all’ordine di riferimento.
Il termine di pagamento è inserito nello scadenziario del sistema gestionale.

L’Ufficio Contabilità e l’Assistente Amministrativo dell’Unità di Ricerca svolgono un controllo di corrispondenza tra la fattura e l’ordine e, qualora il controllo di conformità e le eventuali operazioni di collaudo abbiano avuto esito positivo, la fattura risulta pagabile.

Alla scadenza del termine concordato con il fornitore (60 giorni data fattura) l’Ufficio Contabilità emette il mandato di pagamento che viene trasmesso alla Banca Cassiere per la liquidazione ed il pagamento.

L’intero processo così descritto richiede 42 giorni lavorativi.

Ovviamente, qualora la fornitura risulti non conforme o l’esito del collaudo sia negativo, i termini di pagamento al fornitore saranno posticipati in ragione dei nuovi termini di messa a punto e di riconsegna del bene.

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